Dans ce contexte sanitaire inédit et afin de ne pas paralyser le fonctionnement des personnes morales de droit privé (sociétés, associations…), plusieurs ordonnances du 25 mars 2020 et un décret du 10 avril 2020 sont venus apporter des dérogations temporelles et des assouplissements quant aux modalités de tenue et de participation aux assemblées générales d’approbation des comptes. Ces nouvelles règles concernent notamment :

---

 

---

1. Le droit d’information dont dispose les associés / membres :

---

Pour assurer la continuité du droit d’information dont bénéficie les associés des sociétés et les membres des groupements ou associations, ces derniers ont temporairement la possibilité de demander à recevoir les documents préalables à la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels par courrier électronique. Pour ce faire, la demande doit préciser l’adresse mail à laquelle les documents doivent être transmis.

---

 

---

2. La date de tenue des assemblées d’approbation des comptes annuels :

---

Sauf clause statutaire contraire, les personnes morales de droit privé ont, pour la plupart, 6 mois suite à la clôture d’un exercice social pour se réunir afin de statuer sur l’approbation des comptes annuels. Dans ce contexte sanitaire inédit, le délai a été prorogé de 3 mois pour les personnes morales de droit privé qui ont clôturé leurs comptes annuels entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire. Ainsi, les sociétés qui clôturent leurs comptes sociaux disposent d’un délai expirant le 30 septembre 2019 pour approuver les comptes de l’exercice social clos le 31 décembre 2019.

---

Dans le cas où la société a désigné un commissaire aux comptes il faut obligatoirement que celui-ci n’ait pas encore émis son rapport sur les comptes au 12 mars 2020. Si les conditions ne sont pas réunies et que la prorogation du délai est souhaitée une requête auprès du président du tribunal de commerce est à formuler.

---

 

---

3. Le mode de participation aux assemblées d’approbation des comptes annuels :

---

Pour les sociétés dont les assemblées générales d’approbation des comptes se tiennent d’ici le 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai par décret), 2 possibilités sont temporairement proposées aux personnes morales de droit privé qui ne pourraient se réunir physiquement (sans enfreindre les mesures sanitaires mise en place) pour statuer sur l’approbation des comptes annuels :

---

3.1 Le huis clos :

---

Il s’agit là de tenir l’assemblée sans la présence physique des associés ou des membres. Dans ce cas les votes sont effectués, selon la forme, par voie électronique, par représentation, ou encore par correspondance. Cette possibilité est offerte uniquement lorsque le lieu de tenue de l’assemblée est visé par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements pour des motifs sanitaires. A noter que le recours au huis clos est possible si le confinement était en vigueur au jour de l’envoi de la convocation, et ce, même s’il a été levé depuis.

---

3.2 L’organisation d’une assemblée à distance :

---

3.2.1 La consultation écrite :

---

Même si vos statuts ne prévoient pas la possibilité de recourir à une consultation écrite des associés ou membres ou encore s’ils l’interdise, il est temporairement possible d’y recourir pour toutes les formes sociales pour lesquelles la loi le permet.

---

3.2.2 L’utilisation de moyen de télécommunication :

---

L’assemblée des associés ou membres peut être tenue par téléconférence ou visioconférence. Cette possibilité est temporairement offerte à toute société quel que soit sa forme sociale ou tout groupement, et ce, y compris en l’absence d’autorisation par les statuts ou si ces derniers l’interdise. Les moyens techniques utilisés doivent permettre l’identification des associés ou des membres et garantir leur participation effective. Dans ce cas, les associés ou membres participant à distance sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.

---

 

---

4. La rédaction des actes et l’envoi des formalités :

---

Sauf cas de dispense d’établissement du rapport de gestion, celui-ci devra obligatoirement faire mention des impacts du covid-19 sur la société ou l’entité de droit privé concerné. De plus, lorsqu’il est fait usage des mesures dérogatoires listées ci-avant, le procès-verbal d’assemblée des associés ou des membres doit le mentionner. Les délais d’enregistrement des actes auprès du service des impôts et de dépôt auprès du centre des formalités des entreprises et / ou registre du commerce et des sociétés sont allongés afin de neutraliser la période d’état d’urgence sanitaire.  

L’équipe du Pôle commercial du Cabinet SYNEGORE  est à votre disposition si vous souhaitez avoir des précisions ou être accompagnés dans vos démarches.

---

 

Le Gouvernement dans le cadre des différentes mesures pour lutter contre l’épidémie de COVID-19 a pris par ordonnance n° 2020-316 du 25 mars 2020 des mesures relatives au paiement des loyers et charges des locaux professionnels.

---

  Les conditions posées, détaillées ci-après, au point 2. sont tellement restrictives qu’il est préférable pour les locataires qui subissent une fermeture administrative du fait du confinement, de se tourner vers les mécanismes contractuels usuels qui permettent de justifier une suspension du paiement de leur loyer commercial.

---

1.Le Locataire qui ne peut ouvrir son commerce ou exploiter son local peut se prévaloir d’une exception d’inexécution et suspendre le paiement de son loyer

---

Dans le cadre d’un bail commercial, le bailleur a l’obligation vis-à-vis de son locataire au titre de l’article 1719 du code civil, de :

• Lui délivrer un local apte à l’exercice de son activité,
• Lui permettre de jouir paisiblement du local pendant toute la durée du bail.

---

Outre l’obligation de payer ses loyers, le locataire peut également être tenu à une obligation d’exploiter les locaux, si le bail commercial le prévoit.

---

Or, l’exécution de ces obligations est directement impactée par les mesures de confinement et de fermeture administrative des lieux accueillant du public prises pour limiter l’épidémie de COVID-19.

---

En effet, les mesures de fermeture administrative, qui peuvent être qualifiées de cas de force majeure (c’est-à-dire un événement extérieur, imprévisible et irrésistible), empêchent le bailleur d’exécuter son obligation de délivrance, le locataire ne pouvant exploiter et donc ne pouvant pas jouir paisiblement du local commercial mis à sa disposition.

---

Le paiement du loyer commercial par le locataire ne reçoit alors aucune contrepartie.

---

Le bailleur n’étant pas en mesure de respecter ses obligations contractuelles en permettant au locataire de bénéficier du local, le locataire peut alors suspendre le paiement de ses loyers et charges, sur le fondement de l’exception d’inexécution.

---

Ce mécanisme permet en effet à une partie au contrat de ne pas exécuter son obligation (paiement du loyer) tant qu’elle n’a pas reçu la prestation qui lui est due (jouissance paisible du local).

---

Le locataire, qui pourra notifier cette suspension à son bailleur, devra toutefois pouvoir justifier de l’impossibilité pour lui de jouir paisiblement du local mis à sa disposition et de l’inexécution du bailleur qui en découle.

---

Il convient de noter que la suspension est totale si le locataire voit son activité totalement empêchée, la suspension sera partielle s’il conserve une partie de son activité.

---

Enfin, cette notification doit être effectuée aussi rapidement que possible et par lettre recommandée AR.

---

2. Les règles énoncées par l’ordonnance n°2020-316 du 25 mars 2020

---

Pour mémoire, pour bénéficier de dispositions de l’ordonnance n° 2020-316 du 25 mars 2020, les personnes physiques et personnes morales de droit privé, résidentes fiscales françaises, doivent ainsi respecter les conditions cumulatives suivantes :

---

• 1° Elles ont débuté leur activité avant le 1er février 2020 ;
• 3° Leur effectif est inférieur ou égal à dix salariés. Ce seuil est calculé selon les modalités prévues par le I de l’article L. 130-1 du code de la sécurité sociale ;
• 4° Le montant de leur chiffre d’affaires constaté lors du dernier exercice clos est inférieur à un million d’euros. Pour les entreprises n’ayant pas encore clos d’exercice, le chiffre d’affaires mensuel moyen sur la période comprise entre la date de création de l’entreprise et le 29 février 2020 doit être inférieur à 83 333 euros ;
• 5° Leur bénéfice imposable augmenté le cas échéant des sommes versées au dirigeant, au titre de l’activité exercée, n’excède pas 60 000 euros au titre du dernier exercice clos. Pour les entreprises n’ayant pas encore clos un exercice, le bénéfice imposable augmenté le cas échéant des sommes versées au dirigeant est établi, sous leur responsabilité, à la date du 29 février 2020, sur leur durée d’exploitation et ramené sur douze mois ;
• 6° Les pessonnes physiques ou, pour les personnes morales, leur dirigeant majoritaire ne sont pas titulaires, au 1er mars 2020, d’un contrat de travail à temps complet ou d’une pension de vieillesse et n’ont pas bénéficié, au cours de la période comprise entre le 1er mars 2020 et le 31 mars 2020, d’indemnités journalières de sécurité sociale d’un montant supérieur à 800 euros ;
• 7° Elles ne sont pas contrôlées par une société commerciale au sens de l’article L. 233-3 du code de commerce;
• 8° Lorsqu’elles contrôlent une ou plusieurs sociétés commerciales au sens de l’article L. 233-3 du code de commerce, la somme des salariés, des chiffres d’affaires et des bénéfices des entités liées respectent les seuils fixés aux 3°, 4° et 5° ;

---

En plus de ces conditions, la personne physique ou morale souhaitant bénéficier de la suspension de son loyer professionnel doit également remplir d’autres conditions alternatives, à savoir :

• 1° Elles ont fait l’objet d’une interdiction d’accueil du public intervenue entre le 1er mars 2020 et le 31 mars 2020 ;
• 2° Ou elles ont subi une perte de chiffre d’affaires d’au moins 50 % durant la période comprise entre le 1er mars 2020 et le 31 mars 2020,

  ---

– par rapport à la même période de l’année précédente ;

---

– ou, pour les entreprises créées après le 1er mars 2019, par rapport au chiffre d’affaires mensuel moyen sur la période comprise entre la date de création de l’entreprise et le 29 février 2020 ;

---

– ou, pour les personnes physiques ayant bénéficié d’un congé pour maladie, accident du travail ou maternité durant la période comprise entre le 1er mars 2019 et le 31 mars 2019, ou pour les personnes morales dont le dirigeant a bénéficié d’un tel congé pendant cette période, par rapport au chiffre d’affaires mensuel moyen sur la période comprise entre le 1er avril 2019 et le 29 février 2020.

---

Dans de très nombreux cas, il sera donc préférable de recourir aux mécanismes contractuels usuels.    

L’équipe du Pôle commercial du Cabinet SYNEGORE  est à votre disposition si vous souhaitez avoir des précisions ou être accompagnés dans vos démarches.

---

 

La loi n°2020-290 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19, adoptée le 23 mars 2020, autorise le Gouvernement à prendre par ordonnances les mesures permettant de faire face à l’épidémie. Une série de 25 ordonnances a ainsi été prise en conseil des ministres le 25 mars 2020.

---

L’ordonnance 2020-321 prévoit ainsi des dispositions aménageant la convocation, la participation et la délibération des assemblées générales des personnes morales de droit privé.

---

Ces dispositions sont applicables aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

---

Les mesures prises s’appliquent aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et notamment :

---

« 1° Les sociétés civiles et commerciales ; 2° Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ; 3° Les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ; 4° Les coopératives ; 5° Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ; 6° Les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ; 7° Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ; 8° Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ; 9° Les fonds de dotation ; 10° Les associations et les fondations. »

---

• L’adaptation des règles de convocation et d’information

---

Il est prévu par l’ordonnance que :

---

« Lorsqu’une société dont des actions sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou un système multilatéral de négociation d’un Etat membre de l’Union européenne ou partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou sur un marché considéré comme équivalent à un marché réglementé par la Commission européenne en application du a du 4 de l’article 25 de la directive 2014/65/UE du Parlement européen et du Conseil du 15 mai 2014 susvisée est tenue de procéder à la convocation d’une assemblée d’actionnaires par voie postale, aucune nullité de l’assemblée n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société. »

---

L’ordonnance ajoute que lorsqu’une personne figurant sur la liste précitée « est tenue de faire droit à une demande de communication d’un document ou d’une information à un membre d’une assemblée préalablement à la tenue de celle-ci en vertu des dispositions qui lui sont applicables, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite. »

---

• L’adaptation des règles de participation et de délibération

---

S’agissant de la tenue des assemblées générales, l’ordonnance prévoit que :

---

« Lorsqu’une assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider qu’elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Dans ce cas, les membres participent ou votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu’aménagés et complétés le cas échéant pas la présente ordonnance. Les décisions sont alors régulièrement prises. Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister. »

---

L’ordonnance consacre ici la possibilité, lorsque l’assemblée convoquée ne peut se tenir en raison des mesures prises pour faire face à l’épidémie de covid-19, de décider que l’assemblée se tiendra sans que les membres ne soient physiquement présents ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

---

  L’ordonnance prévoit également (article 5) que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.

---

Le texte précise qu’aucune clause des statuts ou du contrat d’émission n’est nécessaire pour l’application de ces modalités ou ne peut s’y opposer. Le texte précise enfin que cette règle s’applique quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.

---

L’article 6 de l’ordonnance précise que lorsque la loi prévoit que les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres, l’organe compétent peut décider de recourir à cette faculté, sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.

---

L’ordonnance précise enfin que lorsque l’organe compétent décide de faire application des règles précitées et que tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, les membres de l’assemblée sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

---

Toute modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

---

• La présence et les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

---

  L’ordonnance prévoit que :

---

« Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. »

---

Le texte ajoute enfin que :

---

« Les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération. »  

---

L’équipe du Pôle commercial du Cabinet SYNEGORE  est à votre disposition si vous souhaitez avoir des précisions ou être accompagnés dans vos démarches.

---