CORONAVIRUS – L’adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales de droit privé

La loi n°2020-290 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19, adoptée le 23 mars 2020, autorise le Gouvernement à prendre par ordonnances les mesures permettant de faire face à l’épidémie. Une série de 25 ordonnances a ainsi été prise en conseil des ministres le 25 mars 2020.
L’ordonnance 2020-321 prévoit ainsi des dispositions aménageant la convocation, la participation et la délibération des assemblées générales des personnes morales de droit privé.
Ces dispositions sont applicables aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
Les mesures prises s’appliquent aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et notamment :
« 1° Les sociétés civiles et commerciales ; 2° Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ; 3° Les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ; 4° Les coopératives ; 5° Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ; 6° Les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ; 7° Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ; 8° Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ; 9° Les fonds de dotation ; 10° Les associations et les fondations. »
  • L’adaptation des règles de convocation et d’information

Il est prévu par l’ordonnance que :
« Lorsqu’une société dont des actions sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou un système multilatéral de négociation d’un Etat membre de l’Union européenne ou partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou sur un marché considéré comme équivalent à un marché réglementé par la Commission européenne en application du a du 4 de l’article 25 de la directive 2014/65/UE du Parlement européen et du Conseil du 15 mai 2014 susvisée est tenue de procéder à la convocation d’une assemblée d’actionnaires par voie postale, aucune nullité de l’assemblée n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société. »
L’ordonnance ajoute que lorsqu’une personne figurant sur la liste précitée « est tenue de faire droit à une demande de communication d’un document ou d’une information à un membre d’une assemblée préalablement à la tenue de celle-ci en vertu des dispositions qui lui sont applicables, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite. »
  • L’adaptation des règles de participation et de délibération

S’agissant de la tenue des assemblées générales, l’ordonnance prévoit que :
« Lorsqu’une assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider qu’elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Dans ce cas, les membres participent ou votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu’aménagés et complétés le cas échéant pas la présente ordonnance. Les décisions sont alors régulièrement prises. Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister. »
L’ordonnance consacre ici la possibilité, lorsque l’assemblée convoquée ne peut se tenir en raison des mesures prises pour faire face à l’épidémie de covid-19, de décider que l’assemblée se tiendra sans que les membres ne soient physiquement présents ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
  L’ordonnance prévoit également (article 5) que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.
Le texte précise qu’aucune clause des statuts ou du contrat d’émission n’est nécessaire pour l’application de ces modalités ou ne peut s’y opposer. Le texte précise enfin que cette règle s’applique quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.
L’article 6 de l’ordonnance précise que lorsque la loi prévoit que les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres, l’organe compétent peut décider de recourir à cette faculté, sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.
L’ordonnance précise enfin que lorsque l’organe compétent décide de faire application des règles précitées et que tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, les membres de l’assemblée sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.
Toute modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.
  • La présence et les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

  L’ordonnance prévoit que :
« Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. »
Le texte ajoute enfin que :
« Les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération»  

L’équipe du Pôle commercial du Cabinet SYNEGORE  est à votre disposition si vous souhaitez avoir des précisions ou être accompagnés dans vos démarches.


 

1B, rue Franklin
CS 81114
44011 Nantes Cedex 01

Suivez le cabinet d'avocats Synegore sur Linkedin Suivez le cabinet d'avocats Synegore sur Twitter Suivez le cabinet d'avocats Synegore sur Facebook